Gerai Acuan, Apa Saja yang Perlu Anda Ketahui?

Gerai acuan atau model outlet adalah showcase franchisor mengenai seperti apa bentuk gerai, sekaligus standar operasional yang akan dijalankan. Dalam hal ini gerai acuan bukan sekedar gambar yang indah dipandang, melainkan harus sudah ada dan terbukti mendukung asumsi dan target-target keuangan yang disajikan dalam proposal penawaran waralaba dari franchisor. Gerai acuan tidak selalu sama dengan gerai pertama.

Pilot Outlet = Gerai Pertama

Bebek Pak Ndut adalah contoh yang sangat baik untuk menjelaskan keistimewaan gerai pertama ini. Pak Agus Ahmadi mengungkapkan bahwa ia ingin mengimplementasikan layanan profesional, seperti greetings dan SOP (pedoman operasional) lainnya.

Tapi kalau diterapkan di gerai pertamanya, maka pelanggan lama yang sudah loyal bisa mengernyitkan alis dan merasa canggung disapa dengan formal. Demikian kegundahan pendiri restoran yang sudah berekspansi hingga ke negara Singapura itu.

Waktu itu saya menyarankan untuk membuka gerai baru di kota Solo untuk dijadikan Model Outlet, atau Gerai Acuan. Dengan demikian, nuansa non-formal (bukan berarti tidak profesional) dapat ditemukan di gerai pertamanya.

Model Outlet = Gerai Acuan

Kata waralaba membangun suatu persepsi keseragaman gerai, dan gerai acuan adalah model outlet untuk keseragaman tersebut. Meski demikian, keseragaman ini bukan sesuatu yang kaku. Kasus per kasus, bila dianggap perlu, bisa saja dipertimbangkan untuk mengecualikan satu dua outlet.

Gerai Acuan & Fleksibilitas

McDonald’s misalnya, adalah bisnis waralaba yang sangat kental dengan citra sebagai identitas yang “seragam”. Tak banyak yang tahu bahwa ada gerai McDonald's di Amerika Serikat bernuansa bunga, dan gerai ini mendapat penghargaan dari Walikota setempat.

Menyiapkan Gerai Acuan

Gerai acuan tidak harus dibangun dari nol. Pewaralaba bisa merombak salah satu gerai yang sudah ia miliki untuk dijadikan sebagai gerai acuan.

Bagaimana dengan gerai lainnya? Biasanya renovasi terhadap gerai-gerai yang sudah ada dilakukan secara bertahap. Hal ini dikarenakan (calon) pewaralaba harus menjaga arus kas keuangannya.

Laundry Zone misalnya, ketika diwaralabakan, sekitar sembilan gerai mula-mula Laundry Zone di Yogyakarta terlihat belum seragam, meski nuansa hijaunya sudah “ditularkan” sebagai warna identitas di semua gerai bisnis laundry kiloan ini.

Gerai acuan Laundry Zone adalah gerai yang dibuka menjelang pewaralabaannya. Standarisasi di gerai-gerai yang sudah ada direncanakan menyusul bertahap, mengingat pewaralaba Laundry Zone bukan pebisnis bermodal besar (meski jumlah gerainya sudah lebih dari 10 unit, Laundry Zone adalah bisnis keroyokan beberapa pengusaha kelas UKM).

Gerai Acuan & Standar Operasional

Sebagian besar pebisnis yang telah memiliki gerai lebih dari satu, biasanya memiliki administrasi pembukuan yang terpusat. Hal ini dapat menyebabkan dalam proses penyusunan Buku Pedoman Operasional kadang terlihat ada jurang (gap) antara sistem yang sedang berjalan dengan yang akan berlaku pada level gerai untuk terwaralaba.

Sangat disarankan kepada para pebisnis yang hendak mewaralabakan bisnisnya untuk mengubah salah satu gerainya menjadi gerai yang menggunakan Standar Operasional gerai terwaralaba, terutama apabila sistem administrasi dan pembukuannya yang akan diberlakukan dalam jaringan waralabanya berbeda dengan sistem yang sedang berjalan di gerai-gerai miliknya yang sudah beroperasi, misal dikerjakan sendiri di level outlet alias bukan terpusat. Hal ini sangat penting agar pewaralaba memiliki pengalaman operasional yang sesuai dengan Buku Pedoman Operasional yang ia berlakukan kepada para terwaralaba nantinya.

Gerai Acuan & System Improvement

Gerai acuan dapat dijadikan laboratorium untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem bisnis dan sistem waralaba. Sebelum memutuskan implementasi untuk suatu ide, sebaiknya gagasan tersebut diujicobakan di gerai acuan. Bila ada kekuatiran atas dampak dari ujicoba ini terhadap gerai acuan, bisa juga ujicoba dilakukan di gerai yang memang secara khusus dijadikan sebagai “gerai percobaan”. Tujuan gerai percobaan ini adalah untuk mendapatkan feedback atau tanggapan sebelum hal baru diluncurkan ke seluruh jaringan outletnya.

Beberapa aspek lain terkait gerai acuan misalnya mengenai kemampuan mencapai tingkat profitabilitas yang baik dari gerai acuan tersebut. Pengalaman operasional di luar kota asal pewaralaba juga penting, sehingga sangat disarankan pula membangun cabang di luar kota untuk kemudian dijadikan sebagai salah satu gerai acuan.