Salah Informasi Menjadi “Bom Waktu” Bisnis Anda
Salah mengelola arus kas dapat mengakibatkan lumpuhnya suatu bisnis, bahkan beberapa bisnis bubar karena kesalahan ini. Oleh karena itu dibutuhkan Laporan Keuangan yang akurat dan informatif untuk keperluan pengambilan keputusan maupun mendeteksi hal-hal yang tidak diinginkan.
Laporan Arus Kas
Pada umumnya para pelaku bisnis level UKM memantau bisnisnya dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran. Itupun kalau mereka cukup disiplin melakukan pencatatan dan memisahkan keuangan pribadi dari keuangan bisnis mereka.
Pencatatan yang berorientasi pada pemasukan dan pengeluaran yang dikenal sebagai laporan arus kas ini tentu saja memiliki beberapa kelemahan, yaitu hanya memberikan gambaran tentang arus kas saja. Sering saya jumpai bahwa pencatatan arus kas ini tidak memberikan gambaran mengenai laba kotor secara akurat, karena definisi HPP (Harga Pokok Penjualan) bagi UKM yang hanya mengandalkan Laporan Arus Kas ini adalah “transaksi pembelian”. Akibatnya persentase “HPP” menjadi seperti yo-yo, naik turun dari bulan ke bulan. Ketika ada bulan yang banyak transaksi pembelian bahan baku, “HPP” nya melonjak sangat tinggi, tapi dalam bulan-bulan sedikit transaksi pembelian, “HPP” nya menjadi sangat rendah.
“Tapi kan bisa diambil nilai setahun? Coba kita hitung dengan rentang waktu satu tahun". Argumen ini yang sering muncul bila saya mengingatkan fenomena naik-turunnya HPP dari bulan ke bulan.
Bila stok awal tahun bisa persis sama dengan nilai stok akhir tahun, langkah menyetahunkan transaksi pembelian memang bisa “menetralisir” naik-turunnya “HPP” bulanan. Tapi siapa yang bisa menjamin kesesuaian nilai stok awal tahun dengan stok akhir tahun, kecuali kita melakukan pencatatan stok awal tahun dan akhir tahun dengan disiplin dan akurat?
Laporan Laba/Rugi
Untuk memantau biaya HPP yang lebih akurat, biasanya kita menggunakan Laporan Laba Rugi. Nilai HPP dalam Laporan ini biasanya dipasangkan dengan item-item barang yang terjual. Untuk itu dibutuhkan pencatatan yang akurat terkait stok barang. Setiap selisih jumlah stok barang akan dicatatkan sebagai penjualan dengan catatan bahwa “penjualan” ini merupakan akibat selisih stok alias deviasi atau penyimpangan jumlah stok.
Sisi positif dari ditemukannya deviasi ini adalah kita mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di lapangan, yang harus dilaporkan dan dijelaskan oleh pimpinan gerai, entah itu kerusakan barang atau kehilangan barang.
Laporan Neraca
Dua laporan di atas tidak lengkap bila belum ada Laporan Neraca, karena di sini kita dapat menemukan adanya pengeluaran belanja modal (capital expenditure, atau capex) yang bukan pengeluaran rutin dengan bukti tercatatnya aset tersebut di dalam neraca. Dalam Laporan Neraca pula kita dapat menemukan pencatatan piutang dan utang, dua hal yang sering membingungkan kita ketika arus kas atau kondisi rekening kita tidak ssuai dengan Laporan Laba/Rugi.
Kehadiran tiga jenis laporan tersebut akan membantu kita dalam mengambil keputusan yang lebih bijaksana. Arus kas yang melimpah harus dicermati dengan memantau jumlah utang usaha, yaitu kewajiban pembayaran kepada pemasok. Bila tidak punya data yang akurat mengenai jumlah utang, maka bisa jadi arus kas yang melimpah ini kita gunakan untuk hal-hal yang tidak seharusnya kita beli.
Arus kas yang menunjukkan surplus hingga Rp20 juta, tanpa dilengkapi data Laba/Rugi dan posisi utang kepada pemasok mungkin akan menggoda kita untuk membeli kendaraan pribadi dengan skema kredit.
Bila kita tidak punya data yang akurat terkait HPP, maka bisa jadi kita menjalankan usaha dengan intuisi belaka, sehingga ketika mengambil keputusan untuk memberlakukan diskon promosi penjualan, maka margin keuntungan kotor (dan margin keuntungan bersih tentunya) menjadi kedodoran.
Bila kita hanya mengandalkan pencatatan stok awal dan stok akhir, lalu dikaitkan dengan pembelian (barang masuk gudang), tanpa memperhatikan kaitannya dengan penjualan dalam periode yang sama, bisa jadi nilai HPP dalam persepsi Anda menjadi sangat tinggi ketika sebenarnya terjadi cukup banyak barang yang hilang atau rusak.
Semua kesalahan akibat kurang akuratnya informasi tersebut bisa menjadi “bom waktu” yang menghancurkan bisnis Anda. Pastikan pengambilan keputusan bisnis Anda didukung oleh data-data yang akurat.
Semoga bermanfaat!
